Електронний документообіг (ЕДО) уже став нормою для сучасного бізнесу. Паперовий документообіг — це витрати, повільні процеси та втрата гнучкості. Сучасний бізнес не може собі цього дозволити. Цифрові рішення прискорюють бізнес-процеси, мінімізують помилки та дозволяють ухвалювати рішення в режимі реального часу — з дому, офісу чи під час відрядження.
Електронний документообіг (або ЕДО) — це спосіб обміну документами між компаніями та всередині компанії в цифровому форматі. Усі процеси — створення, погодження, підписання та зберігання — відбуваються онлайн, без друку паперу, кур’єрів і черг.
Документи створюються у зручній системі ЕДО, підписуються КЕП (кваліфікованим електронним підписом) і надсилаєте контрагенту чи колезі за кілька кліків через захищений електронний канал. У результаті — документ миттєво потрапляє до адресата, автоматично фіксується в системі, і ви завжди бачите, хто і коли його підписав. Весь процес займає хвилини, а не дні.
Щоб перейти на електронний документообіг, потрібно:
Після цього можна повноцінно обмінюватися електронними документами з партнерами, клієнтами чи державними установами.
Вартість електронного документообігу залежить від обраного сервісу, кількості документів і користувачів. У середньому для малого або середнього бізнесу ці витрати стартують від 500–1 000 грн на місяць.
Умовний розрахунок економії для малого/середнього бізнесу:
Уявімо, що компанія обмінюється 300 документами на місяць. Ось як виглядають витрати у паперовому форматі та електронному варіантах:
Разом (папір): ≈ 12 950 грн/міс
Разом (ЕДО): ≈ 1 000–1 500 грн/міс
Економія — понад 10 000 грн щомісяця, або ≈ 130 000 грн на рік.
Електронний документообіг зазвичай окупається за 1–2 місяці, навіть для невеликої компанії. А далі — лише стабільна економія часу, коштів і людських ресурсів.
Крім прямої фінансової вигоди, ЕДО дає стратегічні переваги:
«Це складно». Насправді — ні. Сучасні сервіси ЕДО мають простий та інтуїтивний інтерфейс. Навіть новачок швидко розбереться.
«Це небезпечно». Документи шифруються, підписуються КЕП і передаються через захищені канали. Безпечніше, ніж паперові.
«Це дорого». Уже через 1–2 місяці витрати окупаються. А далі — постійна економія часу і грошей.
Переходити на електронний документообіг — це стратегічно правильне рішення для бізнесу, який цінує ефективність, безпеку та прозорість процесів. Поки одні компанії продовжують витрачати час на папери, інші вже оптимізували свої процеси, підвищили контроль і знизили витрати.
«Вчасно.ЕДО» — це надійний український сервіс, який дозволяє компаніям будь-якого масштабу швидко перейти на обмін документами в електронному форматі. Усе, що вам потрібно — підключити сервіс, отримати КЕП і вже сьогодні почати повноцінну цифрову взаємодію з контрагентами, держорганами чи партнерами.
Спробуйте «Вчасно.ЕДО» — надішліть свій перший електронний документ за 2 хвилини і переконайтесь, як просто це працює. Папір залишимо в минулому — час переходити на ефективний та сучасний формат роботи.
